Doküman Arşiv
Belge arşivleme firmalar için oldukça önemlidir. İş ile ilgili kritik olan belgelerin saklanması ve düzenlenmesi doküman arşiv süreci olarak ifade edilmektedir. https://www.g-gsoft.com.tr/tr/ üzerinden ulaşacağınız firmamız belgelerin güvenle saklanmasına olanak tanıyor. Belgelerin depolanması amacı ile bir sistem oluşturulması, bu belgeler daha sonra sizlere lazım olduğunda kolay bir erişim sağlamaktadır. Ticari defterler, banka hesap özetleri, insan kaynaklarına ait dosyalar, iptal edilmiş çekler vb. evrakların ise kağıt olarak fiziki ortamda saklanmaları işletmeler açısından büyük bir kargaşaya sebep olacaktır. Belgelerin depolanması için organize bir yaklaşım ise denetimlerin yapılması açısından da önemlidir. Döküman arşiv sistemlerinde ise en önemli husus güvenliktir. Bu sürecin kritik olması dijital ortamın gerekliliğini de ön plana çıkarıyor. Belgelerin kağıt olarak saklanması çalınma riskini beraberinde getirdiği gibi olası bir yangın ya da sel baskınında belgelerin zarar görmesi de söz konusudur. Bu sebeple dokümanların uygun ve teknolojik bir şekilde arşivlenmesi gerekmektedir. Güvence altına alınmayan belgeler dijital ortamda da kaza ile silinme ya da siber saldırı gibi durumlarda verilerin çalınma ihtimalini gündeme getiriyor. Şifreleme ve gizlilik ilkeleri ile veriler sadece görüntülenmesini istenilen personele açılabiliyor.
Belge Arşiv Uygulaması
Belge arşivleme sistemlerine ilişkin pek çok politika bulunuyor. Elbette bu politikalar sadece uygulamaya konulduğunda yarar sağlayacaktır. Yönergelerin gözden geçirilmesi için personele de zaman tanınmalı, güvenlik ve depolama konusunda eğitimler verilmelidir. Ayrıca her çalışanın her belgeye ulaşmak zorunda olmadığının da farkına varılmalı. Bu sebeple gizlilik arz eden belgelerin erişiminin sınırlandırılması gerekir. İyi niyetli olan çalışanların dahi çeşitli saldırganlara karşı istemeden de olsa yardım ettiğini görüyoruz. Aslında çalışan dosyayı sadece kopyalar, fakat bu kopyalama ile birlikte kötü niyetli bir şahsa veri vermiş de olabilir. Bu sebeple verilen korunması için güvenlik tedbirleri harfiyen yerine getirilmelidir.
G-gsoft.com.tr
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder